No mês de julho, a Divisão de Biblioteca
e Documentação (DIBD) da Escola Superior de Agricultura
Luiz de Queiroz (Esalq) da USP, em Piracicaba, comemorou sua segunda
medalha de bronze no Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão. Única
instituição da USP a obter tal premiação,
a DIBD comemora o reconhecimento de seu modelo de gestão. “Para
nós, trata-se de um reconhecimento externo ao nosso trabalho,
vindo de avaliadores do Estado de São Paulo, o que dá um
valor ainda maior. Faz com que saibamos que estamos no caminho
correto e nos motiva a continuar o nosso trabalho”, afirma
Márcia Regina Migliorato Saad, diretora da biblioteca.
Para ela, o grande diferencial da Esalq está na priorização
da satisfação dos alunos, professores e membros da
comunidade local que utilizam diariamente a biblioteca. Assim,
a nova medalha de bronze, na categoria Organizações
Educacionais e de Ensino, deve-se em grande parte aos serviços
rápidos e eficazes oferecidos pela instituição. “Embora
a biblioteca tenha repetido a medalha de bronze, o mais importante
foi o número de pontos conquistados, que desta vez foi muito
superior. É um reconhecimento às melhorias implementadas
e também um incentivo ao contínuo crescimento e evolução
do nosso trabalho”, avalia.
A diretora
da Biblioteca
da Esalq,
Márcia Saad,
recebe a
medalha
(a cima),
conquistada
graças ao
trabalho de
sua equipe de funcionários (abaixo):
exemplo de excelência na administração pública
Para tal crescimento, Márcia Saad pretende estabelecer um
novo projeto dentro da biblioteca, nomeado Controle e Aprendizado
das Práticas de Gestão, no qual todas as práticas
adotadas serão analisadas periodicamente para determinar
se estão correspondendo às expectativas de quando
foram implementadas. “É uma forma de manter sempre
o máximo de eficiência na nossa biblioteca, identificando
e resolvendo rapidamente qualquer problema na gestão”,
resume. Bons exemplos – A avaliação dos examinadores
ocorreu em duas etapas. Na primeira, avaliou-se um relatório
escrito pela própria instituição, que descreve
uma série de indicadores, como o ambiente de trabalho, a
produtividade dos funcionários, a qualidade do produto oferecido,
a rapidez do trabalho e a satisfação dos usuários.
Cada item equivale a uma quantidade de pontos que, no final, são
somados para determinar a medalha ganha pela instituição. “Nesta
edição, nós obtivemos uma pontuação
muito maior que em 2003 e agora queremos crescer ainda mais, até conquistarmos
o Troféu Governador do Estado, o prêmio maior”,
planeja Márcia.
Na segunda etapa, os examinadores vêm à instituição
avaliar de perto os dados fornecidos pelo relatório. Foram
três dias de visita à Esalq, nos quais os examinadores
questionaram cada um dos funcionários sobre seu conhecimento
do modelo de gestão adotado. A idéia é que
cada um entenda sua responsabilidade no funcionamento das práticas
de gestão. “Todos têm, independentemente de
sua função, uma responsabilidade no bom funcionamento
da gestão, por isso nossos funcionários ficaram ansiosos
por falar, por mostrar seu papel nessa história de sucesso. É importante
também para que eles se sintam valorizados, reconhecidos
por sua atividade dentro da biblioteca”, afirma Márcia.
A maior dificuldade da avaliação foram os indicadores
comparativos. Apesar de todas as bibliotecas da universidade estarem
sob a coordenação do Sistema Integrado de Bibliotecas
(Sibi) da USP, ainda não há uma padronização
desses indicadores de serviços comuns a todas, como o uso
e conservação da coleção ou o tempo
de empréstimo entre bibliotecas. Esses índices são
importantes não só para uma constante avaliação
da gestão em cada unidade, como também para a identificação
de problemas gerais e determinação de novos projetos
visando à melhoria na prestação de serviços. Incentivado pela nova premiação da Esalq, o Sibi
investe na inserção desses indicadores para toda
a rede de bibliotecas, criando um sistema interno de avaliação
do rendimento. “Nós já sabemos que nosso acervo
de obras é o maior dentre as bibliotecas públicas.
Agora queremos medir a qualidade do nosso serviço”,
afirma Adriana Ferrari, diretora do Sibi. “Estamos orgulhosos
da Esalq. Aquela biblioteca pauta todo o seu serviço na
qualidade, para a satisfação do usuário, um
exemplo que queremos levar para as demais bibliotecas da USP”,
destaca.
Por enquanto, o exemplo da Esalq influenciou 14 das 39 bibliotecas
da Universidade. Inspiradas pela primeira medalha de bronze, conquistada
em 2003, elas aceitaram o desafio proposto pelo Sibi de adaptar
seu modelo de gestão àquele desenvolvido pela Esalq.
Segundo Adriana, a idéia é que, ao longo do tempo,
todas as bibliotecas da Universidade se destaquem pela gestão
de qualidade. “A Esalq é mais madura, tem práticas
de gestão e projetos de acompanhamento já consolidados,
mas os fornecedores e os serviços são iguais para
todas. Não há motivo para que as demais não
sejam também bons exemplos de gestão de órgãos
públicos”, afirma.
Como ainda estão se adaptando ao modelo de gestão,
as 14 bibliotecas não quiseram participar desta edição
do Prêmio Paulista de Qualidade de Gestão, mas, em
breve, também se submeterão à avaliação
estadual. “Queremos ser um exemplo para as outras bibliotecas
porque, mais que um prêmio, essa é uma forma de ter
uma boa avaliação, feita por examinadores competentes.
Além disso, é um incentivo aos funcionários
que trabalham mais motivados”, afirma Márcia.
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