Num tempo em que inovações tecnológicas nunca param de acontecer, a USP precisou estar preparada para atualizações constantes de seus sistemas corporativos. O Proteos, criado em 1986 para registro e acompanhamento dos processos administrativos gerados pela Universidade, é um dos sistemas que exigiram longo trabalho para estar em dia com tantas novidades. Ele foi o primeiro a ganhar uma nova versão para Internet, em 1999, e neste ano começa a ser implantado com atualizações. Graças a ele, todos os documentos necessários para a contratação de professor ou funcionário, para compras ou estabelecimento de convênios, por exemplo, podem ser "rastreados": em poucos segundos é possível saber em que unidade se encontra. Antes, para saber a posição física de um processo, "era necessário telefonar para as unidades e, até o funcionário procurar a informação e retornar, era muito complicado", conta Marli Marques de Souza, que foi usuária do Proteos até 1995, ano em que assumiu a direção da Divisão de Comunicação Administrativa da Reitoria. foto crédito:Cecília Bastos Marli Marques de Souza Desde o início da década de 90, no entanto, o Departamento de Informática (DI) já estava desenvolvendo grandes inovações nos sistemas Quíron (alunos), Marte (recursos humanos) e Mercúrio (compras), que deixavam o Sistema da Main Frame - computadores grandes com máquinas operando nos terminais - para o cliente-servidor - sistemas descentralizados. O Proteos foi o único a ir direto do Main Frame para a Web. "Em 1996 a Internet estava saindo do meio acadêmico e começando a aparecer aplicações comerciais interessantes, como a Amazon, principal site de compras. O professor Imre Simon, que era diretor da Comissão Central de Informática (CCI) na época, pediu um estudo para o DI sobre a viabilidade de usar as tecnologias novas que estavam despontando para algo equivalente a um mecanismo de rastrear documentos", conta Silvio de Paula, técnico do DI. O departamento aceitou o desafio e contou com o conhecimento de Imre e de Arnaldo Mandel, professores do IME. foto crédito:Cecília Bastos Silvio de Paula "Transformar a arquitetura desses sistemas não era fácil, e como o Proteos era o mais simples da época, foi o primeiro candidato a entrar como web", esclarece Mandel, que trouxe sugestões inspiradas em outros programas de organização e busca de dados. Com o apoio de Luiz Carlos Corrêa Santana, diretor do Departamento de Administração da Reitoria, o Proteos entrou no ar gradativamente a partir de 1998. A Internet facilitou ainda mais a agilização das informações a respeito de um documento. "Hoje posso saber se um processo saiu de uma sessão e foi para outra mesmo dentro do campus de Bauru", exemplifica Santana. foto crédito:Cecília Bastos Luiz Carlos Santana Para que a transição fosse suave, no entanto, o DI e o Grupo Responsável pelo Sistema, comandado por Marli, treinou os funcionários das diversas unidades. "Graças a isso não tivemos nenhum problema de implantação", comemora Silvio. Segundo ele, atualmente o Proteos acompanha o andamento de 2.630 milhões documentos, gerenciados por cerca de 2.500 funcionários que possuem uma senha de acesso exclusivo. A relação de protocolos por funcionários diminuiu bastante desde 1986. "Antes a sessão do serviço de protocolo da Reitoria trabalhava com 30 pessoas, e hoje baixou para 7", diz Marli. foto crédito:Cecília Bastos Expedição O setor de protocolo abre os processos, ou seja, o documento recebe uma pasta e ganha um número e um código de barras para ser cadastrado pela primeira vez no sistema. O código é uma novidade do Proteos versão 2004 e surgiu para gerar um ganho operacional e evitar Lesão por Esforço Repetitivo (LER) dos funcionários. "Trabalho aqui desde a época em que tinha que datilografar de 15 a 20 minutos para cada documento. Hoje gasto três minutinhos", conta Osvaldo Ferreira Carmo. O código de barras facilita o trabalho de Soraia Ferreira, técnica do setor de expedição da Reitoria. Ela registra as entradas e saídas dos processos com o auxílio de uma máquina que faz a leitura do código. "É ótimo, antes dava muito trabalho, chegam cerca de 800 protocolos por dia e tínhamos que digitar todos os números", afirma ela, enquanto um motoboy do Instituto de Biologia chega trazendo uma nova pilha de processos.